"어, 작년에 썼던 그 자료 어디 갔지?", "이거 분명히 만들어 뒀는데..." 새 학기나 새로운 수업을 준비할 때마다 겪는 '자료 찾기' 전쟁, 다들 공감하시죠? 😅 여기저기 흩어진 파일들, 버전 관리 안 되는 문서들 때문에 정작 중요한 수업 준비 시간은 줄어들고... 정말 스트레스받는 일이에요.
하지만 **Notion(노션)과 Google Drive(구글 드라이브)**만 있다면, 이 모든 혼돈을 깔끔하게 정리할 수 있습니다. 이 글에서 저만의 체계적인 자료 아카이빙 및 재사용 워크플로우를 전부 공개할게요! 😊
1. 왜 Notion과 Google Drive인가요? 🤔
왜 하필 이 두 가지 툴일까요? 각자의 장점이 확실하기 때문입니다. 쉽게 말해 '창고'와 '스마트한 목록'으로 역할을 나누는 거예요.
- Google Drive (구글 드라이브): 실제 파일(PPT, PDF, HWP, 영상 등)을 저장하는 '대용량 물리 창고' 역할에 충실합니다.
- Notion (노션): 이 창고에 있는 자료들을 목록화하고, 수업 계획, 평가 기준 등 '정보'를 관리하는 '스마트한 데이터베이스(목록)' 역할을 합니다.
핵심은 '파일 실체는 Google Drive에, 정보와 경로는 Notion에' 두는 것입니다. Notion에 파일을 직접 업로드하면 무료 용량 제한에 금방 부딪히고 파일 관리도 어려워져요.
2. 워크플로우 1단계: Google Drive 폴더 구조화 📊
모든 것의 시작은 '창고' 정리입니다. 파일이 수백 개가 되어도 금방 찾을 수 있도록 체계적인 폴더 구조를 만드는 것이 중요해요. 저는 크게 두 개의 최상위 폴더로 시작하는 것을 추천합니다.
📂 추천 폴더 구조 예시
| 구분 | 폴더명 | 설명 | 비고 |
|---|---|---|---|
| 원본 자료 | [0] Archive (자료 아카이브) | 모든 원본 자료를 보관하는 메인 창고 | '학년별' 또는 '과목별'로 하위 폴더 구성 |
| 진행 중 | [1] Working (진행 중인 수업) | 현재 학기, 현재 진행 중인 수업 자료 | '2025-1학기'처럼 연도/학기로 관리 |
| 하위 (예시) | [0] Archive > [고등] > [수학 I] | 학년-과목 체계로 세분화 | `01.함수`, `02.수열` 등 단원별로 또 나눔 |
| 하위 (예시) | [1] Working > [2025-1학기] | 실제 수업에서 사용할 자료를 'Archive'에서 복사해 옴 | 수업 중 수정/보완은 여기서만 진행 |
절대 원본([0] Archive) 폴더의 파일을 직접 수정하지 마세요. 항상 'Working' 폴더로 복사해서 사용해야 작년 자료가 덮어씌워지는 대참사를 막을 수 있습니다.
3. 워크플로우 2단계: Notion 데이터베이스 구축 🧮
이제 '스마트한 목록'을 만들 차례입니다. Notion에 '수업 자료 통합 DB'라는 이름의 데이터베이스(테이블 보기)를 하나 만드세요.
📝 DB 필수 속성 (Properties)
- 이름 (제목): 자료의 제목 (예: `수학I - 01.함수의 이해 (3차시)`)
- 태그 (다중 선택): 검색을 위한 키워드 (예: `고1`, `수학I`, `01.함수`)
- 파일 (URL): (핵심!) 구글 드라이브 파일 링크
- 자료 유형 (선택): `PPT`, `학습지`, `평가자료`, `영상`
- 최종 수정일 (날짜): (자동 업데이트)
이 작업의 핵심은 Notion과 Google Drive를 '링크'로 연결하는 것입니다.
✨ 핵심 기능: 구글 드라이브 링크 연동 방법
1) Google Drive에서 해당 자료 파일(예: '01.함수의 이해.pptx')의 공유 링크를 복사합니다. (액세스 권한: '링크가 있는 모든 사용자'로 설정)
2) Notion DB의 '파일 (URL)' 속성에 복사한 링크를 붙여넣습니다.
→ 이제 Notion에서 '고1', '함수', 'PPT' 등으로 검색만 하면 바로 Google Drive의 원본 파일에 접근할 수 있습니다!
4. 워크플로우 3단계: Notion으로 수업 계획하기 👩💼👨💻
Notion의 진가는 '재사용'과 '계획'에 있습니다. '수업 자료 통합 DB' 외에, '수업 계획 DB'를 하나 더 만드세요.
이 단계의 핵심은 '수업 자료 DB'와 '수업 계획 DB'를 Notion의 '관계형(Relation)' 속성으로 연결하는 것입니다.
'수업 계획 DB'에는 'A반 1차시', 'B반 1차시' 같은 실제 수업 항목을 만듭니다. 그리고 '관계형' 속성을 이용해 '수업 자료 DB'에서 이전에 만들어둔 `수학I - 01.함수의 이해 (3차시)` 자료를 불러옵니다.
이렇게 하면 한 번 만든 자료(자료 DB)를 여러 수업 계획(계획 DB)에서 계속 재사용할 수 있습니다. 자료를 수정할 필요가 생기면 '자료 DB'에 연결된 원본 링크(Google Drive)의 파일만 수정하면 됩니다.
5. 실전 예시: 2026년 새 학기 준비하기 📚
2026년이 되었다고 가정해 봅시다. 2025년에 사용했던 자료를 어떻게 재사용할까요?
사례: 2026년 1학기 '수학 I' 수업 준비
- 상황: 2025년에 사용했던 '수학 I' 자료를 기반으로 2026년 수업을 준비해야 함.
워크플로우
1) (Google Drive) `[1] Working` 폴더에 `[2026-1학기]` 폴더를 새로 만듭니다.
2) (Google Drive) `[0] Archive` > `[고등]` > `[수학 I]` 폴더를 통째로 복사하여 `[2026-1학기]` 폴더에 붙여 넣습니다.
3) (Notion) '수업 계획 DB'에서 '2025년 수학 I' 계획 페이지를 복제(Duplicate)하여 '2026년 수학 I' 계획을 만듭니다.
4) (Notion) '2026년 수학 I' 계획을 보며 필요한 자료를 수정/보완합니다. (수정은 Google Drive의 `[2026-1학기]` 폴더 내 파일로 진행)
최종 결과
- 2025년 원본 자료는 `[0] Archive`에 안전하게 보존됩니다.
- 과거의 수업 계획과 자료를 10분 만에 그대로 복제하여 새 학기를 시작할 수 있습니다.
이 워크플로우를 따르면 매년 자료를 새로 만들 필요 없이, 기존 자료를 '업그레이드'하는 방식으로 효율적인 수업 준비가 가능해집니다.
마무리: 핵심 내용 요약 📝
정리해 볼까요? 완벽한 수업 자료 관리는 '창고'와 '목록'을 분리하는 것에서 시작합니다.
Google Drive는 든든한 파일 창고로, Notion은 똑똑한 데이터베이스(목록)로 활용하세요. 이 두 가지를 '링크'와 '관계형' 기능으로 연결하면, 매년 쌓이는 귀중한 자료들을 잃어버릴 걱정 없이 체계적으로 관리하고, 필요할 때마다 손쉽게 꺼내 쓸 수 있는 강력한 무기가 될 거예요.
여러분의 새 학기 준비 시간이 훨씬 여유로워지길 바랍니다! 궁금한 점은 댓글로 물어봐주세요~ 😊
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자주 묻는 질문 ❓
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