Trello/Asana 카드, 왜 다음 단계로 안 넘어갈까?

 

Trello/Asana 카드, 왜 다음 단계로 안 넘어갈까? 분명히 내 작업은 끝났는데, 카드가 다음 단계로 넘어가지 않아 프로젝트 전체가 지연되는 경험, 있으신가요? 이 글에서는 Trello와 Asana의 '자동화 규칙'을 활용해, 특정 조건이 충족되면 카드를 자동으로 다음 단계로 이동시키고 담당자를 태그하는 명쾌한 해법을 제시합니다.

우리 모두 경험해 본 적 있죠. '내 할 일은 다 끝냈는데 왜 카드가 그대로지?' 하는 답답한 상황 말이에요. 분명 디자인 시안 작업은 끝났는데, 기획자의 검토 단계로 넘어가지 않고 '디자인 중' 칸에 며칠째 멈춰있는 카드. 이런 작은 지연 하나하나가 모여 결국 프로젝트 전체의 발목을 잡는 '병목 현상'이 되곤 합니다. 😥

많은 경우, 이건 누군가의 잘못이라기보다는 바쁜 업무 속에서 발생하는 '수동 프로세스의 한계' 때문이에요. 담당자가 직접 카드를 옮기고, 다음 담당자를 태그하는 과정을 깜빡하기 쉽죠. 오늘, 바로 이 문제를 해결해 줄 Trello와 Asana의 숨겨진 보석, '자동화 규칙(Automation Rules)' 기능을 소개해 드릴게요. 이 글을 읽고 나면 더 이상 카드 앞에서 전전긍긍할 필요가 없을 거예요! 😊

 

Trello 자동화 설정하기 🚀

Trello에서는 'Butler'라는 이름의 자동화 기능이 아주 강력합니다. '디자인 완료' 체크리스트 항목을 체크하면, 카드가 '리뷰 중' 리스트로 이동하고 리뷰 담당자가 태그되도록 만들어 볼게요.

1. '자동화' 메뉴 들어가기
   Trello 보드 상단의 '자동화' 버튼을 클릭합니다.
2. 새 '규칙' 만들기
   왼쪽 메뉴에서 '규칙'을 선택하고, '규칙 만들기' 버튼을 누릅니다. 이제 '트리거'와 '액션'을 설정할 차례입니다.
3. 트리거(Trigger) 설정: "언제?"
   자동화가 시작될 조건을 설정합니다. '트리거 추가'를 누르고, '체크리스트' 탭에서 "카드에서 이름이 '검수 요청'인 체크리스트의 모든 항목이 체크될 때"를 선택합니다. 이렇게 하면, 디자이너가 모든 작업을 마치고 '검수 요청' 체크를 했을 때만 규칙이 작동합니다.
4. 액션(Action) 설정: "무엇을?"
   트리거가 발생했을 때 수행할 행동을 정합니다.
   • 이동: '액션 추가'를 눌러 '이동' 탭에서 "카드를 '리뷰 중' 리스트로 이동"을 선택합니다.
   • 멤버 추가: 다시 '액션 추가'를 눌러 '멤버' 탭에서 "카드에 '김매니저' 멤버 추가"를 선택하고 저장합니다.

💡 알아두세요!
Trello 자동화는 이 외에도 특정 멤버가 카드에 추가되면 마감일을 자동으로 설정하거나, 특정 라벨이 붙으면 카드를 복사하는 등 무궁무진한 활용이 가능합니다. 팀의 워크플로우에 맞춰 다양하게 응용해보세요.

 

Asana 자동화 설정하기 🎯

Asana 역시 강력한 규칙 자동화 기능을 제공합니다. 여기서는 '상태'라는 사용자 지정 필드를 활용해 보겠습니다. 작업자가 '상태'를 '검토 요청'으로 바꾸면, 작업이 '리뷰 대기' 섹션으로 이동하고 담당자가 할당되도록 설정해 볼게요.

1. '사용자 지정' 메뉴에서 '규칙' 선택
   Asana 프로젝트 상단의 '사용자 지정'을 클릭하고, '규칙' 메뉴로 들어갑니다. '+ 규칙 추가'를 눌러주세요.
2. 트리거(Trigger) 설정: "언제?"
   왼쪽 '트리거' 목록에서 '사용자 지정 필드 변경됨'을 선택합니다. 조건은 "상태 필드가 '검토 요청'으로 설정될 때"로 지정합니다.
3. 액션(Action) 설정: "무엇을?"
   오른쪽 '작업' 목록에서 필요한 액션을 추가합니다.
   • 섹션 이동: "작업을 특정 섹션으로 이동"을 선택하고, '리뷰 대기' 섹션을 지정합니다.
   • 담당자 할당: "담당자 변경"을 선택하고, 리뷰를 담당할 '박리더'를 선택합니다.
   • 댓글 추가(Bonus!): "댓글 달기" 액션을 추가해서 "@박리더 님, 검토 부탁드립니다!" 와 같은 메시지를 남기면 훨씬 더 확실한 알림이 가능합니다.

⚠️ 주의하세요!
Asana의 '규칙' 기능은 플랜에 따라 사용 가능한 횟수나 기능에 제한이 있을 수 있습니다. (기본적인 규칙은 무료 플랜에서도 사용 가능!) 복잡한 다단계 규칙을 설정하기 전, 현재 사용 중인 플랜의 정책을 확인해보는 것이 좋습니다.

 

자동화가 가져오는 놀라운 변화 ✨

이렇게 간단한 규칙 몇 개만 설정해두면, 우리 팀에는 어떤 긍정적인 변화가 일어날까요?

• 업무 속도 향상: 더 이상 사람이 직접 카드를 옮기기를 기다릴 필요가 없습니다. 작업이 완료되는 즉시 다음 단계로 넘어가므로, 프로젝트 진행 속도가 눈에 띄게 빨라집니다.
• 휴먼 에러 감소: "앗, 카드 옮기는 걸 깜빡했어요!" 와 같은 실수가 원천적으로 차단됩니다. 모든 과정이 시스템에 의해 처리되므로 누락이나 지연이 사라집니다.
• 명확한 책임 소재: 다음 단계의 담당자가 즉시 카드에 태그되거나 작업이 할당됩니다. "이거 누가 해야 하지?" 하고 고민할 필요 없이, 각자 자신의 할 일을 명확하게 인지하고 빠르게 대응할 수 있습니다.

 

💡

자동화, 핵심은 '트리거'와 '액션'!

트리거 (Trigger): "언제?"에 해당하는 조건입니다.

Trello 예시: 체크리스트의 모든 항목이 체크될 때

액션 (Action): "무엇을?"에 해당하는 행동입니다.

Asana 예시: 카드를 '리뷰 대기'로 옮기고, '박리더'에게 할당

이 두 가지 개념만 이해하면 어떤 자동화 규칙이든 만들 수 있습니다.

자주 묻는 질문 ❓

Q: 자동화 기능은 유료 플랜에서만 사용할 수 있나요?

A: Trello는 무료 플랜에서도 제한된 횟수의 자동화(Butler) 실행이 가능하여 간단한 규칙은 충분히 사용할 수 있습니다. Asana 역시 기본적인 규칙은 무료 플랜에서 제공하지만, 사용자 지정 필드를 활용한 트리거 등 더 복잡한 규칙은 유료 플랜(Premium 이상)이 필요할 수 있습니다.

Q: 규칙을 잘못 만들었어요. 어떻게 하죠?

A: 걱정하지 마세요. Trello와 Asana 모두 자동화 규칙 메뉴에서 언제든지 규칙을 편집하거나, 잠시 비활성화하거나, 완전히 삭제할 수 있습니다. 처음에는 개인적인 테스트 보드에서 규칙을 시험해보는 것을 추천합니다.

Q: 카드 이동과 멤버 추가 외에 또 어떤 것들을 자동화할 수 있나요?

A: 정말 많습니다! 마감일 자동 설정, 특정 라벨 붙이기/떼기, 하위 작업 자동 추가, 이메일 알림 보내기, 다른 보드나 프로젝트로 카드 복사하기 등 매우 다양한 액션을 조합하여 팀에 꼭 맞는 자동화 워크플로우를 만들 수 있습니다.

더 이상 카드가 멈춰있는 것을 보며 답답해하지 마세요. 오늘 당장 여러분의 Trello나 Asana 프로젝트에 가장 반복적인 작업 하나를 찾아 간단한 자동화 규칙을 적용해보는 것은 어떨까요? 작은 변화가 팀의 생산성을 크게 높여줄 거예요! 궁금한 점이 있다면 댓글로 알려주세요. 😊