회의는 짧게, 기록은 완벽하게

회의 자동화 시스템 풀코스 가이드

"오늘 회의록 누가 작성했지?",

"회의 끝나고 요약해서 공유해주세요.",

"그때 액션 아이템이 뭐였죠?"

회의 그 자체보다 회의를 준비하고 뒷정리하는 데 더 많은 시간을 쏟고 있지는 않으신가요?

비효율적인 회의와 정리되지 않는 기록은 팀의 생산성을 갉아먹는 주범입니다.

오늘은 이 악순환을 끊어낼 '회의 라이프사이클 자동화' 시스템을 소개합니다. Google Calendar에 일정을 등록하는 순간부터, Notion 회의록 페이지가 자동으로 생성되고, Otter.ai가 회의 내용을 녹취 및 요약하여, 핵심 결과가 Slack으로 자동 공유되는 완벽한 파이프라인입니다.

왜 '회의 자동화 시스템'이 필요한가?

• 회의 전 (Before): 더 이상 회의 직전에 부랴부랴 노션 페이지를 만들 필요가 없습니다. 모든 회의는 생성과 동시에 고유의 문서 공간을 갖게 됩니다.
• 회의 중 (During): 기록에 대한 부담 없이 온전히 회의에만 집중할 수 있습니다. AI가 우리의 비서가 되어 모든 발언을 받아 적어주기 때문이죠.
• 회의 후 (After): 회의록을 정리하고, 요약하고, 공유하는 모든 수고가 사라집니다. 회의가 끝나자마자 팀원들은 Slack에서 바로 핵심 결정을 확인할 수 있습니다.

자동화 파이프라인 구축하기 (Zapier 활용)

이 시스템은 두 개의 독립적인 자동화(Zap)가 유기적으로 작동하는 구조입니다.

Part 1. 회의 준비 자동화: Google Calendar → Notion

목표: Google Calendar에 새 일정을 등록하면, Notion의 '회의록 데이터베이스'에 해당 회의 페이지를 자동으로 생성합니다.

1. Notion 데이터베이스 준비: 먼저 Notion에 '회의록'이라는 이름의 데이터베이스를 만듭니다. 회의명, 날짜, 참석자, 주요 안건 등의 속성을 만들고, 회의록 본문에 기본적으로 들어갈 '회의 템플릿'을 하나 만들어 둡니다.
2. Zapier로 Zap 만들기:
   1. Trigger (언제): Google Calendar - New Event
      (Tip) 특정 키워드(예: '#회의')가 제목에 포함된 이벤트에만 작동하도록 필터를 추가하면 더 좋습니다.
   2. Action (무엇을): Notion - Create Database Item
      데이터베이스와 속성을 매핑하고, 본문에는 만들어 둔 '회의 템플릿'을 적용합니다.
   3. (강력 추천) Action 2: Google Calendar - Update Event
      방금 Notion에 생성된 페이지의 URL을 다시 Google Calendar 이벤트의 '설명(Description)'란에 추가해 줍니다.

Part 2. 회의 결과 공유 자동화: Otter.ai → Slack

목표: Otter.ai가 회의 녹취 및 요약을 완료하면, 그 결과를 지정된 Slack 채널에 자동으로 전송합니다.

1. Otter.ai 캘린더 연동: Otter.ai 설정에서 본인의 Google Calendar를 연동해두면, 영상 회의(Google Meet 등)가 시작될 때 Otter.ai 봇이 자동으로 참여하여 녹취를 시작합니다.
2. Zapier로 Zap 만들기:
   1. Trigger (언제): Otter.ai - New Recording Finished
   2. Action (무엇을): Slack - Send Channel Message
      아래와 같이 Otter.ai의 결과물을 조합하여 메시지를 작성합니다.📢 회의 요약이 도착했습니다!전체 녹취록 및 음성 파일 듣기:
      [Otter.ai의 Share URL 변수]
   3. 회의명: [Otter.ai의 Title 변수]
      AI 요약:
      [Otter.ai의 Summary 변수]

완성된 워크플로우 경험하기

이제 이 모든 과정이 어떻게 작동하는지 그려볼까요?

1. 당신이 팀원들을 초대하여 Google Calendar에 이벤트를 만듭니다.
2. 몇 초 뒤, 해당 캘린더 이벤트 설명란에 Notion 회의록 페이지 링크가 자동으로 추가됩니다.
3. 회의 시간이 되면 Otter.ai 봇이 참여하여 모든 대화를 기록합니다.
4. 회의가 끝나고 몇 분 뒤, Slack 채널에 방금 나눈 대화의 핵심 요약이 공유됩니다.

회의를 둘러싼 모든 행정 업무가 사라지고, 팀은 가장 중요한 '논의'와 '결정'에만 집중할 수 있게 되었습니다.

오늘 당장 첫 번째 자동화(캘린더→노션)부터 시작해보고

'회의의 자유'를 경험해 보세요.