큰맘 먹고 도입한 Notion, 왜 우리 팀만 안 쓸까요?

 

큰맘 먹고 도입한 Notion, 왜 우리 팀만 안 쓸까요? 먼지만 쌓이는 Notion에 생기를 불어넣는 3가지 핵심 전략: 템플릿 규칙, 온보딩, 권한 관리를 지금 바로 확인해보세요.

야심차게 "우리도 이제 Notion으로 스마트하게 일하자!"고 외쳤는데... 막상 워크스페이스에 들어가 보면 몇몇 페이지만 덩그러니 놓여있고, 팀원 대부분은 여전히 카톡이나 이메일로 파일을 주고받고 있지는 않나요? '이거 나만 쓰는 건가?' 싶어 슬며시 창을 닫았던 경험, 많은 분들이 공감하실 거예요. 괜찮아요, 여러분의 잘못이 아닐 수 있습니다! 😊

 

텅 빈 Notion, 무엇이 문제일까요? 🤔

Notion은 분명 강력한 툴이지만, 자유도가 높은 만큼 처음 사용하는 팀에게는 오히려 '어떻게 써야 할지 막막한' 장벽으로 다가올 수 있습니다. 팀원들이 Notion을 외면하는 데에는 몇 가지 공통적인 이유가 있어요.

• '우리만의 규칙'이 없어요: 누가, 언제, 어디에, 어떻게 페이지를 만들어야 하는지 명확한 규칙이 없다 보니 페이지는 중구난방으로 생성됩니다. 결국 정작 필요할 때 정보를 찾지 못해 "그냥 슬랙으로 물어보는 게 빠르겠다"는 말이 나오게 되죠.
• '일단 와서 알아서 쓰세요' 식의 온보딩: 단순히 팀원들을 초대만 해놓고 '쓰다 보면 알겠지'라고 방치하면, 팀원들은 Notion을 그저 복잡하고 어려운 메모장으로만 여기게 됩니다. 왜 써야 하는지, 어떻게 써야 우리 팀에 도움이 되는지 알려주지 않으면 절대 사용하지 않아요.
• '모두에게 열린' 위험한 권한 설정: 누구나 페이지를 만들고, 지우고, 데이터베이스 구조를 바꿀 수 있다면? 중요한 정보가 사라지거나 워크스페이스 전체 구조가 엉망이 되는 건 시간문제입니다. 이런 경험이 한두 번 쌓이면 Notion에 대한 신뢰도는 바닥으로 떨어지게 되죠.

💡 알아두세요!
성공적인 Notion 정착의 핵심은 '자유도'를 줄이고 '통일성'을 높이는 것에서 시작됩니다. 처음에는 조금 답답하게 느껴질 수 있지만, 명확한 가이드라인이 있어야 모두가 헤매지 않고 쉽게 적응할 수 있어요.

 

'살아있는' Notion을 만드는 3가지 핵심 전략 🚀

죽어가는 우리 팀 Notion에 심폐소생술을 할 시간입니다. 거창한 계획보다는 지금 당장 실천할 수 있는 3가지 전략부터 시작해보세요. 이 규칙들만 잘 정착시켜도 팀원들이 Notion을 훨씬 편하고 유용하게 느끼게 될 거예요.

전략 1: 페이지 정글을 막는 '템플릿 & 규칙' 만들기 📝

모든 팀원이 제각각의 방식으로 페이지를 만들면 정보의 파편화가 일어날 수밖에 없습니다. 회의록, 프로젝트 기획서 등 반복적으로 사용되는 문서들은 템플릿으로 규격화하고, 페이지 생성 규칙을 명확히 해야 합니다.

구분	Bad 👎	Good 👍
회의록 제목	7/10 회의	[250710][주간회의] 마케팅팀 7월 2주차 업무 공유
페이지 관리	각자 알아서 생성	팀 스페이스 내 '회의록' DB에서 템플릿으로 신규 작성
정보 공유	슬랙 DM으로 링크 공유	페이지 내 담당자 멘션(@) 후 댓글로 알림

 

전략 2: 방치에서 정착으로, '체계적인 온보딩'은 필수! 👩‍🏫

새로운 팀원이 합류했거나, 팀 전체가 Notion을 다시 시작하기로 했다면 반드시 온보딩 과정을 거쳐야 합니다. '왜 Notion을 써야 하는지' 공감대를 형성하고, '어떻게 써야 하는지' 구체적인 방법을 알려주는 시간이 필요합니다.

온보딩 체크리스트 예시 ✅

• [1단계] 우리 팀 Notion 사용 목적 및 핵심 기능 교육 세션 참여 (30분)
• [2단계] 팀 스페이스 구조 및 핵심 페이지(Notion 가이드, 회의록 DB 등) 확인
• [3단계] '연습장' 개인 페이지에서 템플릿을 이용해 회의록 직접 작성해보기
• [4단계] 'Notion 질문방' 채널(슬랙/카톡)에 궁금한 점 자유롭게 질문하기

 

전략 3: 혼돈을 막는 '스마트한 권한 관리' 🔐

권한 설정은 Notion 협업의 안정성을 지키는 가장 중요한 요소입니다. 모든 사람에게 모든 권한을 주는 것은 편리함이 아니라 혼란을 초래할 뿐입니다. 역할에 따라 권한을 체계적으로 분리해야 합니다.

• Workspace (전사 공간): 모든 직원이 봐야 하는 공지사항, 사내 규정 등은 '읽기' 또는 '댓글' 권한만 부여해서 중요한 내용이 함부로 수정되지 않도록 보호하세요.
• Teamspace (팀 공간): 팀 리더와 일부 관리자에게만 '전체 액세스' 권한을 주고, 대부분의 팀원에게는 '편집 허용' 권한을 부여하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 페이지 내용은 자유롭게 수정하되, 데이터베이스 속성이나 스페이스 설정을 바꾸는 실수를 막을 수 있습니다.
• Private Pages (개인 페이지): 개인적인 메모나 업무 아이디어 초안은 각자의 개인 페이지에 자유롭게 만들도록 독려하여 Notion 사용 자체를 습관으로 만들 수 있도록 유도하세요.

⚠️ 주의하세요!
'전체 액세스' 권한은 양날의 검입니다! 꼭 필요한 최소한의 인원에게만 부여해야 합니다. 모든 팀원에게 전체 액세스 권한을 주면, 누군가의 작은 실수가 팀 전체의 워크스페이스를 망가뜨리는 재앙으로 이어질 수 있습니다.

 

💡

우리 팀 Notion 살리기 핵심 요약

규칙 통일: 명확한 페이지 작성 규칙과 템플릿을 만드세요.

체계적 온보딩: '알아서 쓰세요'는 금물! 가이드와 실습을 제공하세요.

권한 분리:

전사/팀/개인 공간의 역할을 나누고 권한을 차등 부여하세요.

리더의 역할: 팀의 리더가 먼저 적극적으로 사용하는 모습을 보여주세요.

작은 규칙이 모여 똑똑한 협업 문화를 만듭니다.

자주 묻는 질문 ❓

Q: 팀원들이 Notion 사용을 귀찮아해요. 어떻게 동기부여를 할 수 있을까요?

A: 팀의 리더나 관리자가 먼저 회의, 업무 보고 등을 Notion으로 진행하며 적극적으로 사용하는 모습을 보여주는 것이 가장 중요합니다. 또한, Notion 사용으로 인해 정보 검색 시간이 얼마나 단축되었는지, 불필요한 커뮤니케이션이 얼마나 줄었는지 등 구체적인 장점을 팀원들에게 꾸준히 어필하며 인식을 개선해 나가는 노력이 필요합니다.

Q: 페이지가 너무 많아져서 정리가 안 돼요.

A: 분기별 혹은 반기별로 'Notion 정리 데이'를 정해 더 이상 사용하지 않는 페이지를 '아카이브' 페이지로 옮기거나 삭제하는 것을 추천합니다. 또한, 팀 스페이스별로 페이지 구조가 처음의 규칙대로 잘 유지되고 있는지 함께 검토하고 개선하는 시간을 갖는 것도 좋은 방법입니다.

Q: Notion의 모든 기능을 다 가르쳐야 하나요?

A: 아니요, 절대 그럴 필요 없습니다. 오히려 역효과를 낼 수 있어요. 처음에는 우리 팀의 협업에 꼭 필요한 핵심 기능(예: 페이지 생성 및 편집, 데이터베이스 템플릿 사용, 댓글로 의견 주고받기)에만 집중하여 온보딩을 진행하세요. 팀원들이 기본 기능에 익숙해지면, 그때 점차적으로 관계형 데이터베이스, 자동화 등 심화 기능을 소개하며 활용 범위를 넓혀가는 것이 훨씬 효과적입니다.

오늘 알려드린 방법들이 여러분의 Notion을 다시 활기찬 협업 공간으로 만드는 데 도움이 되길 바랍니다.

처음에는 조금 번거로울 수 있지만, 한번 규칙을 잡아두면 훨씬 효율적으로 일하는 우리 팀을 발견하게 될 거예요!

여러분의 팀은 어떤 Notion 규칙을 가지고 있나요? 😊