매달 초만 되면 어김없이 찾아오는 각종 실적 보고서와 데이터 정리 작업. 여기저기 흩어져 있는 엑셀 파일을 하나로 합치고, 필요 없는 행과 열을 지우고, 형식을 맞추는 데 하루를 다 보내신 적 없으신가요? 저도 예전에는 매월 똑같은 작업을 기계처럼 반복하느라 정말 스트레스가 이만저만이 아니었어요.
"이걸 좀 자동으로 할 수는 없을까?" 하는 고민, 다들 한 번쯤은 해보셨을 거예요.
놀랍게도, 엑셀에는 바로 그 고민을 해결해 줄 아주 강력한 기능이 이미 탑재되어 있답니다. 바로 '파워 쿼리'인데요, 처음엔 이름만 듣고 뭔가 복잡하고 어려운 전문가용 기능일 거라고 생각했어요. 하지만 막상 써보니 코딩 한 줄 몰라도 마우스 클릭 몇 번만으로 모든 데이터 정리 과정을 '자동화'할 수 있는 마법 같은 도구였어요. 오늘은 여러분께 그 마법 같은 경험을 공유해 드릴게요!
대체 파워 쿼리가 뭔가요? 🤔
파워 쿼리(Power Query)는 간단히 말해 데이터를 가져오고(Get), 원하는 형태로 변환(Transform)하는 엑셀의 데이터 준비 도구예요. 엑셀뿐만 아니라 Power BI 같은 다른 마이크로소프트 제품에서도 사용되는 강력한 기술이죠. 기존 엑셀이 '셀(Cell)' 단위로 계산하고 작업했다면, 파워 쿼리는 '열(Column)' 단위로 데이터를 처리해요. 이게 왜 중요하냐면, 데이터 전체에 동일한 규칙을 일괄적으로 적용하기 훨씬 수월해지기 때문이에요.
예를 들어, 여러 폴더에 흩어져 있는 월별 매출 보고서(엑셀, CSV 파일), 회사 데이터베이스, 심지어 웹 페이지에 있는 표까지, 다양한 소스의 데이터를 가져와 하나로 합치고, 불필요한 정보는 걸러내고, 원하는 형식으로 깔끔하게 정리하는 모든 과정을 처리할 수 있습니다.
파워 쿼리의 가장 큰 장점 중 하나는 원본 데이터를 절대 손상시키지 않는다는 점이에요. 파워 쿼리는 원본의 복사본을 가져와 작업하기 때문에, 실수할까 봐 걱정할 필요 없이 마음껏 데이터를 변형하고 실험해볼 수 있답니다. 원본은 언제나 안전하게 보존되니 안심하세요!
파워 쿼리, 왜 써야 할까요? (feat. 자동화) 📊
파워 쿼리를 써야 하는 이유는 명확합니다. 바로 '업무 자동화'를 통해 우리의 소중한 시간을 아끼고, 반복 작업에서 발생하는 실수를 줄일 수 있기 때문이죠.
| 구분 | 파워 쿼리 사용 전 (수작업) | 파워 쿼리 사용 후 (자동화) |
|---|---|---|
| 시간 | 보고서마다 몇 시간씩 소요 | 최초 1회 설정 후, 단 몇 초 만에 완료 |
| 정확도 | 복사/붙여넣기 과정에서 실수 발생 가능성 높음 | 정해진 규칙대로 처리되어 인적 오류(Human Error) 제로 |
| 일관성 | 작업자나 컨디션에 따라 결과물이 다를 수 있음 | 언제나 동일한 프로세스와 기준으로 일관된 결과물 보장 |
| 유지보수 | 프로세스 변경 시 처음부터 다시 작업해야 함 | 편집기에서 해당 단계만 수정하면 전체 프로세스에 반영 |
이 모든 작업 과정이 '적용된 단계'라는 이름으로 파워 쿼리 편집기에 순서대로 기록됩니다. 마치 매크로처럼요! 하지만 코드를 직접 다루지 않고 클릭만으로 단계를 수정하거나 재정렬할 수 있어 훨씬 직관적이고 편리하답니다.
실전! 파워 쿼리로 폴더 내 파일 합치기 🧮
백문이 불여일견! 가장 대표적인 활용 사례인 '폴더 안의 여러 엑셀 파일 하나로 합치기'를 직접 따라 해보며 파워 쿼리의 강력함을 느껴보시죠. 매월 날짜별로 저장되는 매출 파일을 한 번에 합쳐보겠습니다.
워크플로우 자동화 예시 📝
- 1단계: 데이터 가져오기
엑셀에서 [데이터] 탭 → [데이터 가져오기] → [파일에서] → [폴더에서]를 차례로 클릭합니다. 그리고 합칠 파일들이 들어있는 폴더를 선택하고 '열기'를 누르세요. - 2단계: 데이터 결합 및 변환
선택한 폴더의 파일 목록이 나타나면, 하단의 [결합] 버튼을 눌러 [결합 및 변환] 또는 '결합 및 편집'을 선택합니다. 그러면 파워 쿼리가 각 파일의 데이터를 하나로 합치기 시작하며, '파워 쿼리 편집기'라는 새로운 창이 열립니다. - 3단계: 데이터 클리닝
파워 쿼리 편집기에서 불필요한 열(예: 파일 경로)은 마우스 오른쪽 클릭으로 '제거'하고, 데이터 형식이 잘못된 열(예: 날짜가 텍스트로 인식된 경우)은 형식을 '날짜'로 변경해주는 등 데이터를 깔끔하게 다듬어 줍니다. - 4단계: 닫기 및 로드
모든 변환 작업이 끝났다면, 왼쪽 위의 [닫기 및 로드] 버튼을 클릭하여 정리된 데이터를 엑셀 시트로 불러옵니다.
자, 이제 마법이 일어날 시간입니다. 다음 달에 이 폴더에 새로운 매출 파일이 추가되었다고 상상해보세요. 그럼 어떻게 해야 할까요? 똑같은 작업을 반복할 필요가 없습니다. 그냥 방금 만든 결과 테이블에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 '새로 고침'을 누르기만 하면 됩니다! 그러면 파워 쿼리가 폴더의 새 파일을 포함하여 모든 과정을 자동으로 재실행하고 결과를 업데이트해 줍니다. 정말 놀랍지 않나요? 🤩
파워 쿼리 자동화 핵심 요약
자주 묻는 질문 ❓
Q: 파워 쿼리를 사용하려면 코딩을 알아야 하나요? (M언어)
이제 여러분도 지긋지긋한 데이터 노가다에서 해방될 준비가 되셨나요?
처음에는 조금 낯설 수 있지만, 오늘 배운 '폴더에서 파일 합치기' 기능 하나만 제대로 익혀두셔도 신세계를 경험하게 될 거라고 확신합니다. 여러분의 업무에 파워 쿼리를 어떻게 적용해 볼 수 있을지 한번 고민해 보세요!
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