직군별/상황별 맞춤 전략 4 - Notion과 Airtable로 만드는 나만의 무료 영업 CRM (엑셀 탈출 가이드)

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엑셀과 메모장에 흩어진 고객 정보, 이제는 지겹지 않으신가요? Notion과 Airtable을 활용해 복잡한 CRM 없이도 잠재 고객과 미팅을 완벽하게 관리하는 영업 담당자 맞춤형 CRM 구축 가이드를 소개합니다!

영업 담당자라면 누구나 공감할 거예요. 여기저기 흩어져 있는 고객 명단, 정신없이 주고받은 이메일, 까맣게 잊고 있던 미팅 기록까지... 정말 정신없죠. '아, 그때 그 고객한테 팔로업 전화하기로 했는데!' 하고 뒤늦게 떠올리며 식은땀 흘린 경험, 저만 있는 거 아니죠? 비싼 전문 CRM 툴은 부담스럽고, 엑셀은 뭔가 부족하다고 느낄 때, 바로 Notion과 Airtable이 최고의 대안이 될 수 있습니다. 😊

1. Notion vs Airtable, 나에게 맞는 툴은? 🧐

두 툴 모두 훌륭하지만, 성격이 조금 달라요. 내 스타일에 맞는 툴을 선택하는 게 중요하겠죠? 간단하게 비교해 드릴게요.

구분	Notion (노션)	Airtable (에어테이블)
특징	문서 기반의 자유로운 데이터베이스	강력한 관계형 데이터베이스 (스프레드시트 형태)
장점	미팅록, 제안서 등 문서와 고객 DB를 한곳에서 관리 용이	데이터 시각화, 자동화, 복잡한 데이터 연결에 강점
추천 대상	고객별 히스토리와 산출물을 꼼꼼히 기록하고 싶은 분	수많은 고객 데이터를 효율적으로 분석하고 관리하고 싶은 분

쉽게 말해, '고객과의 모든 이야기를 한 페이지에 담고 싶다'면 Notion, '데이터를 가지고 놀면서 인사이트를 얻고 싶다'면 Airtable이 좋은 선택이 될 수 있습니다.

2. 나만의 CRM 설계하기: 핵심 구성 요소 🏗️

툴을 선택했다면, 이제 CRM의 뼈대를 만들어야 해요. 처음부터 너무 복잡하게 만들면 관리하기 힘드니, 가장 핵심적인 두 가지 데이터베이스부터 시작해 봅시다.

① 잠재 고객 DB (데이터베이스)

모든 고객 정보를 관리하는 핵심 공간입니다. 아래와 같은 속성(열)들을 만들어 보세요.

고객사/이름 (텍스트): 고객사 이름 또는 개인 고객의 이름을 기록합니다.
담당자 (텍스트): 고객사의 담당자 이름을 적습니다.
연락처/이메일 (이메일, 전화번호): 고객의 연락 정보를 기록합니다.
영업 단계 (선택): '잠재 고객', '접촉 시도', '미팅 완료', '계약 논의', '계약 완료', '이탈' 등 파이프라인 단계를 만듭니다.
최근 연락일 (날짜): 마지막으로 연락한 날짜를 기록합니다.
다음 연락일 (날짜): 팔로업 해야 할 날짜를 지정합니다.

② 미팅 관리 DB (데이터베이스)

고객과의 모든 미팅 기록을 관리합니다. 이 DB는 '잠재 고객 DB'와 연결하는 것이 핵심입니다.

미팅명 (텍스트): '신규 기능 소개 미팅' 처럼 미팅의 목적을 명확하게 적습니다.
참여 고객 (관계형): '잠재 고객 DB'와 연결하여 어떤 고객과의 미팅이었는지 선택합니다.
미팅 일시 (날짜): 실제 미팅이 진행된 날짜와 시간을 기록합니다.
주요 내용 (텍스트 - 긴글): 미팅에서 논의된 핵심 내용을 요약합니다.
Action Item (체크박스 또는 텍스트): 미팅 후 내가 해야 할 일을 기록합니다.

💡 알아두세요!
Notion에서는 '관계형(Relation)' 속성, Airtable에서는 'Link to another record' 필드를 사용해서 두 데이터베이스를 연결할 수 있어요. 이렇게 연결해두면 특정 고객을 클릭했을 때, 그 고객과 진행했던 모든 미팅 기록을 한눈에 모아볼 수 있어 정말 편리합니다.

3. 워크플로우 자동화: 똑똑한 CRM 활용법 🚀

기본적인 뼈대를 만들었다면, 이제 CRM을 살아 움직이게 할 시간입니다. Notion과 Airtable의 '보기(View)' 기능을 활용하면 동일한 데이터를 다양한 방식으로 볼 수 있어 업무 효율이 극대화됩니다.

파이프라인 보기 (칸반 보드): '잠재 고객 DB'에서 '영업 단계'를 기준으로 그룹화하여 칸반 보드 보기를 만들어보세요. 고객 카드를 드래그 앤 드롭하는 것만으로 손쉽게 영업 단계를 변경하고 전체 현황을 파악할 수 있습니다.
오늘 할 일 보기 (필터): '다음 연락일'이 '오늘'인 고객만 필터링하여 새로운 보기를 만드세요. 이렇게 하면 매일 아침 "오늘 누구한테 연락해야 하지?" 고민할 필요 없이, 해당 보기만 확인하면 됩니다.
미팅 캘린더 보기 (캘린더): '미팅 관리 DB'를 '미팅 일시' 기준으로 캘린더 보기를 만들면, 월별/주별 미팅 스케줄을 한눈에 파악할 수 있습니다.

⚠️ 주의하세요!
데이터를 꾸준히 업데이트하는 것이 가장 중요합니다. 미팅이 끝나면 바로 기록을 남기고, 고객과 통화했다면 '최근 연락일'과 '다음 연락일'을 바로 수정하는 습관을 들여야 CRM이 제 역할을 할 수 있습니다.

💡

나만의 영업 CRM 구축 핵심 요약

① 데이터베이스 설계: '잠재 고객'과 '미팅 기록' DB를 만들고 '관계형'으로 연결하세요.

② 핵심 속성 추가: '영업 단계', '다음 연락일' 등 필수 정보를 관리할 필드를 생성합니다.

③ 워크플로우 시각화:

칸반 보드(파이프라인), 캘린더(미팅), 필터(오늘 할일) 보기 활용!

④ 꾸준한 기록: 모든 고객과의 상호작용을 꾸준히 업데이트하는 습관이 가장 중요합니다.

복잡한 엑셀 관리는 이제 그만! 나에게 꼭 맞는 CRM으로 스마트하게 일하세요.

자주 묻는 질문 ❓

Q: 무료로 사용해도 괜찮을까요? 유료 플랜과 차이가 큰가요?

A: 네, 1인 영업 담당자가 사용하기에는 Notion과 Airtable 모두 무료 플랜으로도 충분합니다. Airtable은 레코드(데이터 행) 수에 제한이 있고, Notion은 게스트 협업 인원 등에 제한이 있지만, 개인 CRM 용도로는 거의 제약 없이 사용하실 수 있습니다. 팀 단위로 확장하거나 복잡한 자동화 기능이 필요할 때 유료 플랜을 고려해보셔도 늦지 않습니다.

Q: 기존에 엑셀로 관리하던 고객 명단은 어떻게 옮기나요?

A: 좋은 소식은, 두 툴 모두 CSV 파일 가져오기(Import) 기능을 지원한다는 점입니다. 기존 엑셀 파일의 열 이름을 Notion/Airtable에서 만들 속성 이름과 일치시킨 후 CSV 파일로 저장해서 가져오면 손쉽게 데이터를 이전할 수 있습니다.

Q: 고객 정보가 많은데, 보안은 괜찮을까요?

A: Notion과 Airtable 모두 데이터를 암호화하고 강력한 보안 정책을 유지하고 있습니다. 하지만 민감한 개인정보를 다룰 때는 항상 주의가 필요합니다. 2단계 인증(2FA)을 설정하여 계정 보안을 강화하고, 불필요하게 페이지를 외부에 공유하지 않는 등 기본적인 보안 수칙을 잘 지키는 것이 중요합니다.

이제 더 이상 고객 정보를 찾아 헤매지 마세요! 오늘 알려드린 방법으로 나만의 스마트한 CRM을 구축하고, 중요한 고객과의 관계에 더 집중해 보는 건 어떨까요? 궁금한 점이 있다면 언제든 댓글로 질문해 주세요! 😊

📚 직군별/상황별 맞춤 전략 시리즈